RPAは業務を効率化してくれる大変便利なツールです。しかし、導入の目的をはっきりさせず、明確なルールを設けないまま導入してしまうと、運用までのステップで失敗する可能性があります。
RPA運営の失敗を防ぐために、どのようなことが失敗につながってしまうのか、理由を正しく理解しておきましょう。この記事では、RPA導入後の失敗事例や、RPA運営に失敗しないためのポイントを解説します。
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RPAを導入しても効率化に失敗する？
RPAを導入したとしても、必ず業務が効率化できるというわけではありません。RPAサービスを扱っている企業のホームページなどをチェックすると、「RPAの導入で業務が効率化できました」という類の、いわゆる“良い話”ばかりが表に出やすい印象を受けます。
しかし、どれだけ優れたツールを導入しても、使い方を間違えてしまうと失敗する可能性は十分あります。
そのため、RPAの導入に際して、どういった失敗の可能性があるのか理解しておくのが大切です。実際にあった失敗例を知り、事前準備に役立てましょう。
よくある失敗要因
ここでは、RPAを導入、運用するうえで、よくある失敗事例や要因を紹介します。
エラーを解決できない
RPAを導入し、運用を始めると、何らかのエラーが発生することもあります。
RPAは指示されたことはミスなくこなすことができますが、エラーが発生した場合などには自己解決することができません。そのため、人間の手でエラーを解決する必要があります。
しかし、このとき、RPAで自動化した業務がブラックボックス化していると、いつまで経ってもエラーを解決することができません。実は、この失敗事例は意外とよく起こっています。
業務のブラックボックス化とは、ある業務の内容が明確でない状態を指します。その業務について詳しく理解しているのが一部の担当者に偏り、担当者の人事異動や転職によって誰も対応できなくなってしまうといった状態です。
RPA導入後も、当初設定した人しか使い方を知らない状況になると業務のブラックボックス化を生む危険があります。RPAを導入する際にはエラーが起こったときも想定して、エラー解消のためのマニュアルを作成しておきましょう。
誤った処理に気付かないまま作業が続く
RPAは、指示されたことを繰り返し作業するツールです。一度指示されたことは、たとえ指示内容が間違っていたとしてもそのまま繰り返し処理を行なってしまいます。
誤った処理を繰り返さないためには、定期的に進捗を確認することが求められます。加えて、ミスが起きた場合にアラートが出るようなシステムを用意しておけば、ミスにも早い段階で気付けるでしょう。
更新のたびにコストがかかる
RPAの更新は、基本的には自社で行なうことができず、外注することになります。更新のたびにコストがかかるので、「コストカットのためにRPAを導入したのに、余分な費用を支払っている」ということにもなりかねません。
特に、RPAツールを自社特注している場合、更新時期や追加要件の開発などでさらなるコストが発生することがあります。RPAを導入する際には初期費用だけでなく、長期的な利用で必要となるメンテナンス費用などもしっかりと計算しておきましょう。
具体的な失敗事例
ここでは、RPA導入前、導入後にあった具体的な失敗事例を2点紹介します。RPA運営の失敗を防ぐために、事例を把握しておきましょう。
RPA導入後の効果測定が行なえていない
「業務の自動化による生産性のアップや人件費削減などを期待してRPAを導入したものの、実際どのくらいの効果があるのかよくわからない」というのはよく起こりがちな失敗事例です。
RPA導入後にはきちんと効果測定を行なわないと、RPAを導入して良かったのか悪かったのか、今後も運用が必要なのか判断することができません。また、効果測定をしないまま「RPAは便利だから、導入すれば現場が楽になる」という安易な考えで運用を続けると、かえって時間や労力、費用がかかってしまうことも考えられるのです。
運用して大きな成果が出なかったのであれば、その理由を検証しなければいけません。RPAへの指示が悪く効率が上がらなかったのか、途中でエラーが出てしまったのか、あるいはほかの部分に導入して成果を得ることができるかなど、RPA導入前・導入後を比較検証しなければ、RPAを導入する意味はないといえるでしょう。
効果測定の際は、現場でどのような業務が行なわれていたのかを細かく洗い出し、業務プロセスを可視化することがポイントです。業務プロセスを可視化すると課題が見つかりやすくなるとともに、RPAが代行する業務がおのずと見えてくる可能性が高いといえます。
導入への温度差がある
RPAの導入に関して、管理側と現場に温度差があるというケースは少なくありません。RPAは、管理する側にとっては、人件費の削減や業務の効率化が実現できる便利なツールですが、実際にRPAを使用するのは現場の従業員です。
現場の従業員がRPA導入に難色を示しているなど、どちらかが冷めていると協力体制ができないので、うまく活用できず運用に支障が出る可能性もあるのです。
そのため、RPAを導入するときには、管理側と現場の間で理解を深め、温度差をなくしていく必要があります。RPAを円滑に運用するため、導入前には丁寧なヒアリングや説明を心がけましょう。
失敗しないためのポイント
RPAの導入によって、これまで人が行なっていた作業を100％代行できるという考え方は危険です。「すべての作業をRPAにさせる」ではなく、「RPAにはRPAにできる単純な定型業務の多くを任せて人の作業量を減らす」というように、“ロボットとの協働”という発想を持っておくとよいでしょう。
また、この発想は、管理側と現場の両方が持っておくことが大切です。この意識によって、RPAでの失敗を防ぐことにもつながるでしょう。ここでは、RPAの導入で失敗しないためのポイントを紹介します。
スモールスタートで小さな事例を積み重ねよう
指示したことを正確にこなしてくれるという特徴から、RPA導入後にいきなり全社的にプロジェクトを組もうと考える管理者も少なくないでしょう。しかし、失敗を防ぐためには、最初は小さな規模から始め、実績を積み重ねていくという導入のかたちがおすすめです。
例えば、個人で行なっている、作業時間が1～30分程度の身近で小さな業務から自動化を図るのがよいでしょう。問題なく業務が進めば、次は対象の業務を部署内まで広げて10～60分程度の業務を、というように、少しずつロボットとの協働範囲を広げていきます。
スモールスタートでも、ロボットとの協働がスムーズに行なえていれば、「将来的には○○の業務も任せることができるかも」など、新たな気付きも得られるでしょう。加えて、スモールスタートで始めると、人間がロボットに依存しすぎるのを防ぐこともできます。
業務を効率よく進めていきたいなら、RPAの導入後も「ロボットはあくまで人間のアシスタント」という考えを崩さないようにしましょう。
RPAを活用していこうという雰囲気作り
実際にツールを使う現場の従業員がRPAの意義を理解できないまま、RPAを導入してしまうと、現場はツールのメリットが実感できず、むしろ不満を抱く可能性もあります。
RPAの導入で失敗しないためには、たとえ小さな事例であっても、チーム内で成果の共有をしていくことが大切です。チームが「RPAは現場の仕事を楽にしてくれるものだから、ロボットにどんどん業務を任せていこう」と好意的な姿勢で利用を進めていくと、「RPAは便利」「RPAは使える」という雰囲気が自然とできていくでしょう。
すると、周囲もRPAに興味を持ち、チームから部署へ、部署から会社全体へと、より積極的な活用が期待できます
設定が簡単なツールと安心できるパートナーの存在
RPAを導入する際には、どのツールを選択するかも重要なポイントです。RPAにはさまざまな種類があるため、自社に合ったツールの導入を目指しましょう。
ツールを選ぶ際には、自動化したい業務を決めたうえで、クラウド型・サーバー型・デスクトップ型の3つの型のなかから、自社に合った型を選ぶことも重要です。加えて、「操作方法がわからない」などでつまずいたときに、すぐにサポートしてくれる体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。ツールを長期的に活用していくためにも、設定が簡単で、サポート体制がしっかりしているものを選んでおくと安心です。
準備をして失敗のない導入を！
RPAを導入するのなら、事前の準備を徹底して行なうことが大切です。導入前には業務を可視化するなどして効果測定をしやすくするとともに、管理側と現場に温度差が生じないよう、RPAを導入する意義を説明し、丁寧なヒアリングを行ないましょう。
なお、スモールスタートで導入が実現できる「RaQubo」なら、導入後のサポート体制も整っているので、安心して利用することができます。導入を迷っている場合、無料体験版から始めてみてはいかがでしょうか。
