優秀な人材を確保することは、多くの企業が抱える悩みといえます。人材の確保ができなければ、生産性を向上させることは難しいでしょう。
企業が業務を効率化して、生産性をアップさせるための手法として、RPAを導入する大手企業が増えつつあります。そこで今回は、RPAとはどのようなものかを紹介するとともに、導入した際のメリットなども詳しく解説していきます。
RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語であり、ロボットにより事務作業などの定型業務を自動化する仕組みのことをいいます。RPAは「仮想知的労働者」「デジタルレイバー」などの名称で呼ばれることもあります。
ここでは、RPAが行なっている業務内容や、RPAが発展している理由を見ていきましょう。
RPAが行なうこと
RPAを導入すると、ルールエンジンや機械学習を活用することにより、これまで手作業で行なっていた事務作業などが自動化されます。具体的に、顧客管理やデータ入力などはRPAが代行できる業務です。
RPAは、パソコンの操作画面などから作業内容を登録してロボットに手順を覚えさせると、自動的に適切な処理を行なってくれます。人間が時間をかけて行なっていた作業でも、RPAならスピーディーかつ正確にこなすことができるのです。
RPAが発展している背景
RPAが発展している背景の一つとして、働き方改革が挙げられます。
総務省統計局によると、日本の総人口は2008年の1億2,808万人をピークに年々減少傾向にあり、2019年では1億2,616万人となっています。それにともない、15～64歳の生産年齢人口も1955年に8,726万人に到達したのを境に減少し続けているのが実情です。生産年齢人口が減少すると、企業は人材を確保すること自体が難しくなるので、生産スピードを上げるための取り組みが必要となります。
また、日本政府は、働き方改革を推進するうえで「長時間労働の見直し」や「雇用形態に関わらない公正な待遇の確保」などを改革の柱として、より働きやすい労働環境の実現を目指しています。
労働環境を改善するためには、働き方や業務内容を細かく洗い出していくのが一般的です。そのなかで日本の企業の多くは、付加価値が低いといわれる事務作業や反復作業などの仕事をロボットに割り当て、労働者の生産性をアップさせるという点に着目しました。
RPAを導入すると、多様な働き方を実現できる可能性が高まります。加えて、人材不足や作業中に生じるミスなどで発生していた長時間労働の問題も、RPAの導入で是正できると期待されているのです。
RPAの強みとは？
RPAを導入するかどうかという点で悩んでいる場合は、導入した際のメリット・デメリットを正しく理解しておく必要があるでしょう。RPAは作業が正確に行なえるだけでなく、指示通りの作業ができるなどのメリットがあります。
作業の正確さ、スピードの速さ、無休で働けること
事務作業を人間が行なった場合、どれほど気を付けて仕事をしていたとしてもミスはつきものです。しかし、RPAはロボットがデータを取得してアプリケーションを操作するため、計算ミスや見間違えなどが起こる心配はほとんどありません。また、パソコンで処理を行なうので、膨大なデータを扱う場合でも処理のスピードが速いことも強みです。
RPAなら人間を雇ったときのように休日を設ける必要もなく、導入後は24時間稼働させることもでき、人材不足の問題もカバーしやすくなるでしょう。
RPAは指示したことを100％行なうマシン
RPAは、人が指示したことを100％行なうマシンです。そのため、例外的な処理やアクシデントには弱いという側面があります。RPAが得意とする分野を存分に活かすためには「人が考えたことをRPAが実行する」という点をしっかりと念頭に置き、あくまでも「協働する」という意識を持つことが大切です。
例えば、RPAは定型業務を得意としているので、経理業務などはほぼミスなくこなすことができるでしょう。指示通りに淡々と作業に取り組んでいく点は、RPAの大きな強みといえます。
これまで人の手で行なっていた作業をRPAに任せると、作業を担当していた人の時間を空けられます。その時間を使って別の仕事に取り組んだり、休息をとったりするなど、有意義な時間の使い方が実現するでしょう。
スモールスタートではじめられる
どのような業務の場合でも、システム化するとなると、エンジニアを用意し設計、開発、運用という手順を踏むことになります。しかし、RPAならまずは小さくはじめることが可能です。
RPAの場合、日ごとに変化するルールに応じて中身の書き換えもできるので、指示内容に則した柔軟な対応ができます。まずは、部門や個人単位での導入からはじめてみるとよいでしょう。
なお、RPAの強みについてはこちらの記事も併せてご確認ください。
RPAが得意な作業 – できることとできないことを解説
RPAが苦手とするもの
RPAを導入すると、これまでは人が行なっていた作業をロボットが代行してくれます。この点だけに着目すると「RPAは非常に高い能力を保持した、万能なロボットだ」と感じる人も多いでしょう。
しかし、実はRPAにも苦手としている業務や、克服すべき課題があります。導入の際の参考として、RPAの苦手分野を理解しておきしょう。
指示したことしかできない
RPAは、基本的には指示した作業しかできません。そのため、例外的な処理には弱く、アクシデントが発生すると作業が止まってしまうことがあります。
RPAはAIと違い、高度な判断をすることは苦手としています。複数の選択肢のなかから最適な方法を選ぶなど、場面に合わせて対応を変えなければならない業務には向いていません。もし、例外な処理が必要な業務をRPAに任せたいのであれば、AIの機能を組み込む必要があるでしょう。
複雑な処理をさせるためには工夫が必要
RPAに複雑な処理を任せる場合は、指示を出す人間側が工夫をしなければなりません。
RPAの特性上、単純作業を行なうことは得意ですが、そのなかで人間が行なうような複雑な判断が必要な場合は、RPAで自動化することが難しいといわれています。
RPAに複雑な処理を求めるのであれば、命令を多工程にしたうえで、タスクを分解して入力するなど、指示の出し方を工夫することが必要です。
このほか、RPAは判断が必要な業務や例外が多い業務なども苦手としています。こうしたRPAが苦手とする業務についてはこちらの記事も併せてご確認ください。
RPA導入により企業が得られるメリットとは
RPAの特徴を正しく理解したうえで導入すれば、企業が得られるメリットはたくさんあります。ここでは、RPAの導入によって企業が得られるメリットを4点紹介します。
RPAを利用することで、単純作業から解放される
RPAは単純作業を得意とするロボットです。そのため、RPAを導入すると、スタッフはデータ入力やメールの送受信などの事務作業から解放されます。日ごろの業務量が減り、ミスもなくなれば、社員はもっと付加価値が高いとされる業務に時間を使えるようになります。
組織の生産性が高まる
企業が成長し続けるためには、組織としての生産性を高めることも重要です。RPAの導入で人件費などがカットされると生産性がアップし、投資利益率の向上も期待できます。
業務の質や安全性、持続性を向上できる
一般的に、人間が作業をする場合、休憩をはさまなければミスの発生率が高くなるとされています。休憩をとらずに作業を続けたり、残業が続いたりすると、本人がどれほど気を付けていたとしてもヒューマンエラーは起こるのです。
それに対し、RPAの場合はロボットが作業するため、指示通りに作業を淡々と続けることができます。指示した内容の業務を確実にこなすだけではなく、ほぼミスのない状態でアウトプットすることも可能です。
業務の質や安全性が確保できるという点は、RPAの最大のメリットといえるでしょう。
RPAは退職せず、人間を採用するよりも低コストで労働力を確保できる
日本では長時間労働が問題視されており、いかにしてワークライフバランスをとるかが議論され続けています。2019年から推進されている働き方改革により、各企業は長時間におよぶ残業をなくし、休暇を取得しやすくするための取り組みを行なうことが急務です。
RPAの導入で単純業務をロボットが代行し、業務時間を大幅に減らすことができれば、自社の働き方改革の促進につながるでしょう。
また、RPAの場合は人間を雇ったときのように、途中で退職する心配がありません。通常、スタッフが退職する際には、次に同じ業務に就く人に向けて引継ぎを行なうため、コストや手間がかかります。また退職した人材が別の会社に就職するとなると、スキルやノウハウが流出する可能性もあります。その点、RPAに単純業務を任せておけば、引継ぎが不要になり、退職時のスキル流出も防ぐことができます。
RPAを導入する場合は、当然ある程度のコストが発生しますが、価格帯は無料から数百万円と幅広く設定されています。コストの問題でRPAの導入をためらっているのであれば、まずは無料のツールや低価格のツールから使いはじめるという選択肢もあるでしょう。無料、もしくは低価格のツールを導入して、これまで人間が行なっていた単純業務をRPAが代行すれば、長い目で見ると人件費の削減にもつながるというメリットもあります。
RPA導入のメリットやデメリットについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。併せてご確認ください。
RPAは事務作業を自動化し生産性を高めてくれるシステム！
事務作業のほとんどが単純作業であるため、RPAを導入して業務を代行すると、コア業務に集中しやすい労働環境が実現します。しかし、RPAは万能なロボットではありません。RPAの能力を過信すると、誤動作などのトラブルが発生する恐れがあります。
PRAを導入する際には「人間とロボットが協働する」という意識を持つことが重要です。すべての業務を任せようとするのではなく、人間が行なうべき業務とRPAの能力が活かせる業務をしっかりと区別したうえでRPAの導入を進めましょう。
