RPAは業務の効率化ができるツールとして広く注目されています。RPAとはルールに沿って行なう定型業務などを自動化できるツールで、経理業務やコールセンター業務などの単純業務の効率化ができるとして多くの企業が導入を進めているシステムです。
加えて、BPMも業務プロセスを分析し、改善する手法の一つです。今後も業務の生産性を向上するためにも、RPAとBPMの違いや相乗効果について理解しておきましょう。
今回は、BPMの特徴と、RPAとBPMを組み合わせることで期待できる効果について解説します。
なお、RPAについて詳しくは以下のページで紹介していますので、こちらも併せてご覧ください。
Contents
BPMとは
BPM（Business Process Management：ビジネス・プロセス・マネジメント）とは、業務プロセスを分析して課題を割り出し、改善するの手法のことです。
日本では働き方改革が推進されており、短い業務時間のなかでいかに生産性を上げるかがこれまで以上に重要視されるようになりました。BPMを行なうと、仕事に対する取り組み方が大きく改善し、より良い職場環境の実現につながります。
BPMの特徴1：モデル化
企業が成長していくうえで、定期的な業務プロセスの分析・改善は非常に重要です。BPMでは、現在行なわれている業務のプロセスを細部まで分析し、図式化します。これをモデル化といい、モデル化によってビジネス全体を可視化して業務の流れを明確にできるのです。
業務プロセスをモデル化すると俯瞰して把握できるので問題点を見つけやすくなり、課題の分析・改善に役立ちます。
BPMの特徴2：プロセス指向
プロセス指向とは、対象となる業務の情報を収集・分析したり、課題を洗い出したりするときに、プロセスを中心として考えていくやり方です。企業によっては、得られた結果ばかりに注目してしまうこともあるかもしれません。しかし、プロセス志向では業務の結果ではなく、あえてプロセスに着目します。プロセスを見直してミスを減らし、業務のさらなる効率化が期待できるのです。
BPMでは、単発ではなく、継続的に改善を行ないます。これには「PDCAサイクル」という考え方が使われています。PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Act（課題への改善）」の頭文字をとったもので、Planから順番に業務を進めていきます。そして、Actの段階では、途中で見つかった問題点などを改善して、またPlanへと戻ります。
PDCAサイクルに沿った継続的な業務改善を行なうことで業務のプロセスが可視化されるので、業務上の課題が発見しやすくなります。問題点が見つかった場合は、早い段階で改善策に講じていきましょう。
RPAとBPMの組み合わせ効果
RPAとBPMはそれぞれ特徴が異なりますが、組み合わせて導入するとさらなる業務の効率化が期待できます。RPAとBPMを組み合わせることによってどういった効果が得られるのかを理解し、日頃の業務に活かしましょう。
業務を可視化して的確にRPAを導入できる
これまで解説したとおり、BPMとは業務プロセスを可視化するための手法です。このBPMをRPAと組み合わせることでより的確にRPAの導入が可能となり、さらなる業務改善が期待できます。
RPAは、指示した内容の作業を正確に、繰り返し行なうことができるので、顧客管理やデータ入力などのマニュアル化された単純作業の効率化が見込めます。人間が行なうよりも速く正確に業務が進められるので、勤務時間の短縮や人件費削減といった効果が期待できます。
しかし、RPAによる業務の自動化をしても、指示内容が的確でなかったり、前後の人力の必要な作業が滞ったりすると、結局、生産性の向上はできません。
そこで、BPMを組み合わせて導入するのが有効となるのです。BPMの特徴の一つであるモデル化によって、業務のプロセスを分析し業務全体を可視化することで、RPAへの的確な指示が可能で業務効率の向上につながります。
BPMを導入することでエラーを改善
業務の効率化を目的としてRPAを導入しても、エラーが発生するとミス処理が継続する、もしくは業務自体がストップしてしまいます。RPAは指示した内容であれば正確にこなすことができるものの、例外的な処理には弱いというデメリットがあるので、万が一ミスやトラブルが発生したときには人の手で改善する必要があるのです。
しかし、BPMとRPAを併用することによって、エラーを回避するプログラムの開発ができるようになります。BPMは継続して業務プロセスを細かく分析し、課題があれば改善も可能です。BPMの導入でエラーを回避するプログラミングを組み込んでいくと、エラーの心配はなくなります。エラーが回避できることで業務もスムーズに進み、格段に生産性がアップしていくでしょう。
働き方改革にもつながる
RPAとBPMを組み合わせて使うと、働き方改革にもつながります。
日本政府は働き方改革を推進していますが、実際のところ現在の働き方を大きく変えるのは容易なことではありません。人材不足が慢性化しているなか、勤務時間短縮や残業なしにすると、業務が滞ってしまうリスクを抱えている企業は少なくないでしょう。
しかし、RPAとBPMを併用すると、長時間労働の改善ができる可能性があります。
上述のように、BPMの特徴の一つであるモデル化によって、RPAへより的確な指示が可能になるため、業務効率を向上して勤務時間短縮、人件費削減も実現可能です。
BPMはPDCAサイクルを利用して、継続的に業務プロセスを分析、改善を行ないます。課題が見つかった場合にも業務プロセスを再設計して柔軟に対応してくれるので、長期にわたって効率的に業務が進められるといえます。また、BPMによって業務プロセス全体を把握することでRPAに任せられる業務範囲が新たに見つかれば、さらなる業務効率のアップにつながることもあるでしょう。
このように、RPAとBPMの併用は、人材不足をカバーしつつも生産性の向上が見込めるので、働き方改革にもつながると考えられているのです。
RPAにBPMを合わせることで大きな成果がある
RPAとBPMはどちらも優れた能力を持っているツールですが、個々に見るとそれぞれに課題もあります。しかし、RPAとBPMの2つを組み合わせて導入することで、お互いの課題を補って大きな成果を得ることができます。
業務改善や生産性の向上だけでなく働き方改革にもつながるので、今後も導入する企業は増えていくことが見込まれます。
現在の業務プロセスの見直しや業務効率アップを図りたいのであれば、RPAとともにBPMの導入も検討し、相乗効果を狙って計画的に運用しましょう。
