単純作業や繰り返しの作業を効率よく進めてくれるRPAは、人件費削減や人手不足を補うために導入が検討されています。一度決められた業務を正確に行なうことや、担当者が原因となる情報漏えいのリスクを排除することなど、人の作業から機械の作業に代わることにともないメリットもたくさん生まれます。
ここでは、RPAを導入したときの効果とメリットについて解説します。
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RPAの主な効果とは？
ここでは、RPAの導入で得られる主な効果を解説します。
RPAの効果1：スピードアップ
的確に設定できれば、同じ作業を高速で処理してくれます。1回の処理で短縮できる時間がわずか数十秒でも、同じ処理を何万回も繰り返す必要があるなら作業にかかる時間を大幅に短縮できます。
社内社外問わず、作業効率が悪い、時間がかかるといわれている作業に関しては、RPAの導入を前向きに検討してみましょう。時間がかかるのには何か必ず理由があり、特に膨大な量の単純作業を行なうときには、RPA導入が強みを発揮してくれます。すべての作業を自動化できなくても、作業の一部を自動化するだけでも所要時間を減らすことにつながります。
また、作業スピードを遅らせる原因になっている部分をRPAでサポートできれば、確実にスピードアップが狙えるでしょう。
RPAの効果2：より重要度の高い業務に取り組める
RPAに雑務を任せることで、本業に集中できるようになります。PRAが得意とするのは単純作業であり、膨大な業務でも正確かつスピーディーに業務を進めてくれます。本来やるはずだった雑務に充てる時間を、売上を上げたり、品質を高めたりするような、会社のコアとなる業務に集中させるのです。
現場業務で目一杯になっているときは、目の前の作業をこなすことに必死でそれ以外の重要業務について考える余裕がありません。無理して重要業務に充てる時間を作ろうとすると、今度は過重労働の問題が発生します。そこで、RPAで単純作業の稼働時間を削減し、担当者が重要業務にじっくりと取り組む時間を作ることが重要です。重要度の高い業務ほど、データ分析などに時間がかかり、業務も複雑になります。複雑な業務についてはまだ機械には難しく、人間の知識や経験に頼っているのが現状です。人間が作り出したプランや作業をRPAで自動化できれば、人と機械のメリットを効率よく取り入れたサイクルを生み出せます。
RPAの効果3：ミスが減る
自動化が進めば進むほど人間が携わる作業が減り、人為的なミスの確率が下がります。当日の体調や集中力の影響などでミスを起こすことは誰でもあり得ることです。ただし、高品質な製品や、完璧なサービスを提供するという意味では、ちょっとしたミスも許されません。そこで、ダブルチェックなどでミスやトラブルを事前に防ぐ対策を打つことで、高い完成度を維持することを求められます。
一方機械の場合は、一度設定してしまえば間違えることはありません。人と違ってコンディションに左右されることもないので、正しく稼働していればそのままミスなく動き続けます。ただし、機械にも絶対はあり得ず、過信し続けるとトラブルに気が付きにくくなるので、一日1回、週に1回などと頻度を決めて正しく稼働しているか確認しましょう。
RPAの効果4：生産性向上
RPAで自動化されることにともない、作業の速度と精度が上がり、よりコアな業務にリソースを配分できるのは大きなメリットです。特に突発的な業務で通常業務が中断されて本来やるべき業務が終わらなくなるのは、どこの職場でも発生する現象です。その突発的な業務を自動化してある程度処理するだけでも、本業の業務効率が変わります。
流れ作業や縦割り作業など、一連の流れで業務を行なっている場合も大きなメリットが得られます。前工程が終わるまで次の作業に取りかかれないと、無駄な待ち時間や残業時間が発生しがちです。待ち時間ができやすい作業をRPAで自動化できれば、よほどのトラブルがない限り定刻どおりに作業が終わります。スケジュールどおりに仕事を進められるため、限られた時間のなかで高い生産性を発揮することができ、結果的に経費削減につながるでしょう。
RPA導入で得られるそのほかの効果
稼働やコスト削減に目が行きがちなRPA導入ですが、他にもさまざまな効果があります。
リードタイム短縮
書類や事務手続きが速まることで、結果的にリードタイムを短縮できます。営業時間外でも、機械が作業を行なってくれるので、一日あたり処理できる量が大きく増えるのもプラスの要因です。
また、いつ終わるかはっきり分からないがゆえに、余裕を見て期限設定されている作業も多くあります。作業を終えるまでの時間を短縮できれば、サービス利用者の満足度も大きくアップするでしょう。
セキュリティ向上
情報の管理をRPAに任せることで人為的なミスによる情報漏えいを防げます。自動化されている部分のデータは、人がアクセスして作業する必要がないので、そもそもデータ自体を持ち出す機会がなくなります。また、個人に重要な情報が集まることもないので、特定の人が退職した後にその情報を売るといったトラブルも起こさずに済むのです。
人為的な情報漏えいは、対策は打てても完全になくすことはできませんが、リスクを減らす観点において、自動化は優秀だといえるでしょう。
スキル流出がなくなる
社内でコストをかけて会社の業務を教育しても、その担当者が退職までは防げず、また次の担当者を探して教育するしかないのが現状です。しかも、短期間で交替が続いた場合は、教育のコストと手間ばかりがかさんでいきます。
RPAで業務が自動化されていれば、担当者をそもそも必要としないので、担当者が変わるごとに教育する必要がないうえ、ノウハウや経験を積んだ担当者が競合他社に流れることによる情報漏えいのリスクも大きく減らせます。
マネジメントが不要
マネジメントや人間関係を考慮する負担が減らせます。稼働時間の長い業務であるほど、シフトを組み、効率よく作業が進むようにうまく回していくしかありません。また、人間関係でトラブルがあると生産性低下につながるため、担当者の組み合わせなどを考慮してシフトを組もうとすると、どんどん作業の難易度が上がっていきます。それ以外にも人事給与や経費請求など、人一人にマネジメントのコストがたくさんかかっています。
導入時に多少のコストはかかっても、RPAは人間関係に配慮する必要もなく、他のメリットも大きいため、長い目で見ると経費削減効果が高いのです。
RPA導入後の効果測定/検証
具体的に何をもって効果が出たとするかの基準が曖昧で効果検証は難しいですが、効果を見極めるのは不可能ではありません。一般的な評価基準と同じように定量と定性の両方で評価していくのが分かりやすいでしょう。
定量評価
人が作業していたときの金額を作業時間×作業件数×担当者の時給で割り出します。そして、人間がその作業を行なうのにどれだけの時間がかかるのか、PRAの導入でどれだけ時間を短縮できたのかを計測してみるのです。さらに、RPAで削減できた時間数に時給をかけて、実際の削減できた人件費を計算します。その金額から、ライセンスや保守点検などRPAに関わる費用を差し引いた金額がRPAの効果といえる金額です。効果が出るのに時間がかかることもあるので、稼働時間が余分にかかっていない限りは、すぐに廃止せずに様子を見ましょう。
定性評価
定性評価自体が数値で表しにくい指標ですが、人的ミスの削減、業務品質の向上、人材不足の解消などが該当し、クライアントの満足度も定性評価の重要な指標の一つです。
明確な基準はありませんが、定性評価でマイナスの評価が出始めると自動化している意味がありません。メリットを期待してRPAを導入しているはずなので、上記に挙げたようなメリットが得られない場合はそもそも自動化する意味がなかったのかもしれません。
定性評価を行なう際は一人で評価しようとすると難しいので、全体会議を開き、複数人の目線で検討するのが確実です。
RPAの効果はさまざま！しっかり効果検証まで考えて導入しよう
RPAの導入効果はたくさんありますが、自動化だけがすべてを解決してくれるわけではありません。作業効率や経費削減につなげるためにも、自社に必要なものをしっかりと理解する必要があります。RPAの効果を少しでも実感したいのなら、アーリースモールスタートを目指せるRaQuboが最適です。現場で作業をしている人でも簡単に設定が可能なので、小さな業務から順番に導入を行ない、業務の効率化を目指しましょう。
