単純作業を自動化でき、業務効率化が図れるRPAには、導入に向いていない業務もあります。すべての業務に一律導入しようとすると無理が生じ、社内を混乱に陥れかねません。
RPAはどのような業務にでも適応できるわけではないので、向いていない業務をきちんと理解し、効果的に使いましょう。
デメリットもきちんと把握したうえで導入すれば、万が一にトラブルが起こった場合も被害を最小限にできます。具体的にどんなポイントがデメリットになるのかを紹介します。
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RPAにもデメリットがある
作業量が多い業務を自動化して、効率化できるのがRPAの大きなメリットです。ただし、万能なツールが存在しないように、RPAにももちろんデメリットがあります。それを理解して使うことで、業務効率化を図ることができるでしょう。
また、デメリットがあるからといって、RPAの利用自体を諦めることはありません。他の方法でデメリットを補うことができれば、利用は十分可能でしょう。カバーする方法を考えるためにも、デメリットとなる理由をきちんと理解しておくことが重要です。
RPAのデメリット1：業務のブラックボックス化
業務のブラックボックス化は、RPAを導入したあとに気が付かない間に発生していることがあるので、注意が必要です。
ブラックボックス化が発生する理由
RPAは業務を自動で行なうため、基本的に業務内容を気にし続ける必要がありません。普段の業務では、RPAで作業を行なった結果しか見ることがないでしょう。その状態が続き、RPAに任せたままにしてしまうことが、ブラックボックス化を招く要因です。
RPAの導入検討に携わった人が業務を担当している間は、それほど心配ないでしょう。どのような作業をRPAに任せているかを把握しており、業務自体に変更があったときも差分を反映するだけの対応で済みます。
注意しなければならないのは、担当者が変わったときです。新しい担当者に引き継ぐ際、RPAの情報共有がされていなければ、そこでブラックボックス化してしまいます。
担当者交替の際はさまざまな引き継ぎがあり、忙しくなりますが、RPAで自動化している業務の内容も忘れずに引き継ぐようにしましょう。完璧に引き継がれなくてもどうにかできるように、仕様を資料で残しておくことも大切です。
担当者のITリテラシーによる
プログラムの知識がなくても、設定やメンテナンスができることがRPAの特徴の一つです。しかし、設計時の考え方などは、プログラムを作るときのものを踏襲していることが多くあります。
ITリテラシーのレベルが低い方が担当になる場合は、導入されているRPAの仕様を把握してもらい、RPAに関する教育が必要です。特に、慣れた方から初心者への引き継ぎは注意が必要です。システムやプログラムになじみのある方が普通に使っている言葉は伝わらず、理解できていない可能性があります。
RPA自体を理解してもらうことはもちろん、一般的な用語や考え方も一緒に共有する必要があるでしょう。
RPAのデメリット2：トラブルに弱い
基本的に、すべての処理が自動で動いているため、どこか1ヵ所でもシステム障害や変更が起きると業務が止まってしまいます。RPAに任せたままにしていると、止まっていること自体の発覚も遅れることがあるので注意が必要です。
自動化対象の影響を受けやすい
トラブルで多いものの一つに、自動化しているアプリのデザインや動作変更によりRPAが止まってしまったというものがあります。
もちろん、多くの場合自動化しているアプリが突然変わることはなく、事前に変更内容は告知されています。しかし、そもそもそれに気が付いていない、または気が付いていながらどうしたら良いかわからない状態だと、突然の変更に対応できない事態を招きます。
すぐに設定変更して修正できるレベルであれば問題ありませんが、大規模な変更が行なわれてしまうと、修正が完了するまで該当の業務が止まってしまいます。
企業にとって大きな損失を招きかねないので注意が必要です。
システムトラブルに弱い
トラブルを引き起こす原因はRPAだけではなく、RPAが動作している環境の場合もあります。RPAはシステムであるため、インストールしたパソコンやサーバの影響も受けてしまいます。
Windows Updateなどの更新が自動化されていたり、再起動を促すメッセージが出ていたりすると、ついそのままインストールしてしまいますが、RPAが動いている端末では要注意です。大きな変更が入ると、それが原因で動かなくなることがあります。
また、他のソフトをインストールした際に、そのソフトに引きずられて設定が変更されてしまうこともあります。RPAが動かなくなったときは、まずは直近の変更を疑いましょう。
他にも容量不足で処理が止まることや、ネットワークが重く十分な通信ができないこともシステムトラブルの一因です。
一度、RPAがトラブルを起こすと原因の切り分けが大変な理由には、こういったさまざまな要因が絡みあうからです。
RPAのデメリット3：設定をミスすると間違った内容で作業が進む
RPAを導入したロボットは、指示された内容をそのまま実行します。人に指示を出したときのように、指示内容に違和感を持って確認を促してくれるとことはありません。
当然、指示にミスがあると、間違った処理をずっと続けていくことになります。社内でトラブルが発生し、間違いに気付ければすぐに対応できますが、長年そのまま製品を製造し続けていたり、間違ったデータを提供し続けていたりすることになりかねません。
実行前には、想定されるケースすべてでテストを行ない、間違いがないことを確認しましょう。また、動作している環境に合わせてアップデートをしていかないと、誤作動や停止の原因となります。アップデートの変更に気が付かず、知らない間に誤作動していたということがないように、定期的に動作確認は行ないましょう。
その他に、ネットワークサーバーにインストールしたRPAなど、ネットワークでつながっているRPAは不正アクセスされる可能性もあります。情報漏洩のリスクが高くなるうえに、RPA自体を改ざんされることも考えられます。業務が止まってしまうような改ざんであればすぐに気付くかもしれませんが、問題は悪意のある変更です。
知らない間に改ざんされ、間違ったプロセスに基づく製品やデータが提供されていくパターンは、気が付きにくく、被害も大きくなります。RPAを理解している攻撃者であれば、そのような改ざんも可能です。
このような事態を防ぐためにも、RPAに関わるシステムはセキュリティを万全にしておきましょう。アクセスできる端末が複数ある場合は、忘れずすべてに対策を行ないます。
RaQubo（ラクーボ）でカバーできるデメリットとは
このようにRPAにはメリットだけでなくデメリットが存在します。しかしデジタルワークスが提供するRaQuboでは、ここで紹介したデメリットの一部をカバーすることができます
ブラックボックス化しにくい
第一にRaQuboはブラックボックス化しにくいということが挙げられます。導入だけでなく操作も、現場担当者が簡単に使えるように設計されているため、ITリテラシーが低い人でも運用が可能です。そのため、引継ぎ間もない時期でも比較的早く理解でき、ブラックボックス化しにくくなります。
トラブルにもある程度柔軟に対応できる
また現場担当者でも簡単に使えるため、トラブルにもある程度柔軟に対応ができます。ちょっとした自動化対象アプリの変更であれば、現場担当者が修正して解決が可能です。
RaQuboはインストール型のRPAツールであることから、インストールしているPCでトラブルが発生すると影響を受けてしまうことがありますが、自動化対象のアプリの修正やアップデートにはある程度柔軟に対応が可能です。
インストール型なので情報漏洩のリスクがない
インストール型であるRaQuboは、ネットワークと遮断して利用することが可能なので、情報漏洩の心配がありません。またサポートが充実しているため、導入の際に不安な点は確認をして、先回りして対策することができます。
デメリットを抑えたRaQuboでRPAを始めてみては？
RPAを導入するメリットを享受する代わりに、デメリットにも対応していく必要があります。デメリットを把握し、前もって対策を練っておきましょう。ツールの導入となると選定や導入方法に目が向きがちですが、運用の体制を整えることも重要です。
RPA側とそれを使う人間側の両方から対策を打ち、RPAのデメリットを最小限に抑えることが失敗しないためのポイントといえるでしょう
