RPA初心者でもサポートをフル活用して、月間40時間削減と他チーム業務の巻き取りまで実現！

よろしくお願いします。

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弊社では、①ダイレクトメールマーケティング事業、②デジタルマーケティング事業、③バーティカルメディア事業の３つの事業を柱として、「企業と人を”つなぐ”」ビジネスを展開しています。

①ダイレクトメールマーケティング事業は、DM（ダイレクトメール）の発送代行を行っており、②デジタルマーケティング事業は、インターネット広告やSEOを重点としたサービスを提供しています。③バーティカルメディア事業は、今までのWEB制作やマーケティング支援で培ったノウハウを活かし、ユーザーと広告主をつなげるメディア、主にアフィリエイトサイトの企画や制作、運営を行なっています。

私たちは③バーティカルメディア事業部に在籍しており、メディア運営に付随する請求関連業務、また日々の売上や広告費の数字を管理し、それら数字を可視化するためのレポート作成などを行っています。

運営サイトやお取引先様が増えていく中で、それらに比例して先述の業務ボリュームも膨らんでいき、私たち２名体制で従来通りの業務を行っていくには厳しい状況になっていきました。社内にエンジニアがいるので、当初はエンジニアにサポートしてもらう話も出ましたが、エンジニアは事務方の業務改善よりもメディア運営に工数を割くべきであり、人件費や工数面で現実的ではありませんでした。単なる工数削減ではなく「事業拡大を大胆に進めていくための業務効率化」という目的のもと、上司からRPA導入を勧められました。

①知識やスキルが無くても普段やっている業務をそのまま登録出来る操作性であること、②類似企業での導入実績があったこと、③導入前のトライアルやサポートがあることから、今まで事務作業でSaaSツールは使ったことが無かった私たちでも使えるかもしれないとRaQuboの導入を決めました。

実は「自動化」ということは頭で分かりつつも、そもそも何をどうすれば普段の業務が自動化されるのかが漠然とし過ぎていて、具体的なイメージが湧きませんでした。トライアルで触っていたものの、例えば「Excelを開く」や「管理画面のこのボタンを押す」など普段行っている手順をそのままシナリオに当てはめてしまっていいのか、結局手動でやった方が早いのではないかと疑心暗鬼になるなど、自動化になかなか向き合えなかったんです。きっと他の企業さんに比べるとスタートダッシュは遅かったんじゃないかな、と思います。

それはRaQuboのカスタマーサクセス（以下CS）のサポートがあったからこそでした！
上司から目標設定のひとつとして対象業務を自動化させるスケジュールをひかれました。このままではまずい、とCSにご相談したところ、やりたいことを丁寧にヒアリングいただき、松本と2人で探り探り作っていたシナリオを見てもらったり、アドバイスをたくさんいただきました。導入初期に作ったシナリオの多くはCSの伴走によって出来上がったと思っています。このサポートによって少しずつシナリオ作成のコツを掴むことができ、自動化と向き合えるようになりました。

ルーチンワークである日々の売上や広告費用の管理・集計作業がメインになっています。具体的にはASPやSSP、またGoogleやYahoo!の広告の管理画面からデータを取得して社内の管理用スプレッドシートに転記するなどです。ASPだけでも何十種類もあり、また集計用の管理シートも多数存在するので、それぞれの媒体や管理内容によって一つひとつシナリオを作っています。

請求業務は月次ですが、売上や広告費用の管理は毎日です。そのため、手動で作業を行っていた時は、金・土・日曜日のデータ管理を翌月曜日にまとめて行っており、長期休暇明けでなおかつそれが月初にあたると、数字の入力だけで半日が過ぎてしまうということもありました。RaQuboを使ってからは、休祝日のデータ取得も自動化でき、上記の作業だけで月間30時間、またその他のレポート業務も合わせると合計40時間相当の工数削減が出来ています。これによって本来時間を掛けたかった他のバックオフィス業務に時間を充てるという目的が叶い、効果は大きく出ていると感じています。

そうですね。また、私たち自身の業務だけでなく、他チームの業務も少しずつ巻き取ることが出来てきました。CSVデータをダウンロードしてクラウドにアップするという一見単純で簡単な作業でも日々積み重なると面倒…という作業ってありますよね。それらを私たちが自動化することで、他のメンバーがより質の高い業務に時間を充てられるように貢献出来ればと思っています。

シナリオ作成は今までのベースがあるので問題無く行えています。業務上Googleのサービスを使うことが多いので、二段階認証でストップしてしまうことがクリアされていけば、事務系の業務だけでなく、他の業務にももっと水平展開が出来るのではないかと考えてます。
また、同時間帯で稼働させたいものが複数ある時の案件の優先順位付けが大変な時があります。こちらはライセンス数を要検討ですね。最後に、シナリオの一部をコピーして別のシナリオに使用することは出来ますが、より効率的にシナリオ開発を行うために、RaQuboの編集画面がもっと進化すると嬉しいです！

サービスのラインナップやシェア拡大はもちろん、各事業のリアル×ネットのもつ優位性を活かして、自社EC展開やEC事業者を対象とした物流アウトソーシング事業など、EC領域におけるビジネスポートフォリオを拡大していきたいと考えています。